DESAmedia ·

Trumpas atsakymas

Skaičiuoklės užtenka, kol su duomenimis dirba vienas ar keli žmonės, o klaida nekainuoja daug. Verslas ją išaugo, kai tas pats failas siuntinėjamas el. paštu, duomenys suvedami du kartus, ataskaitos ruošiamos ranka, o vadovas rodiklius mato tik mėnesio pabaigoje. Tada verslo procesų skaitmeninimas, t. y. perkėlimas į bendrą sistemą su viena duomenų baze, dažniausiai atsiperka greičiau, nei atrodo iš pradžių.

Kodėl skaičiuoklė ilgai atrodo pakankama

Excel ar Google Sheets turi beveik kiekvienas kompiuteris, jų nereikia diegti, o pirmą lentelę galima susikurti per valandą. Todėl dauguma procesų įmonėje ir prasideda nuo skaičiuoklės: klientų sąrašas, užsakymų žurnalas, sandėlio likučiai, darbuotojų grafikas.

Problemos atsiranda ne iš karto. Lentelė auga, prie jos prisijungia daugiau žmonių, atsiranda kopijos ir formulės, kurių niekas nebeprisimena kodėl parašė. Iš vidaus tai atrodo kaip įprastas darbas, todėl sprendimas keisti įrankį dažniausiai priimamas per vėlai.

Skaičiuoklių klaidas dešimtmečius tyrė Havajų universiteto profesorius Raymondas Panko. Jo apibendrintuose realių įmonių skaičiuoklių auditų duomenyse penkiuose metodiškai griežčiausiuose tyrimuose klaidų rasta 91 % iš 55 patikrintų failų. 2016 m. darbe jis daro išvadą, kad vienoje ląstelėje klaida reta, bet didelėje skaičiuoklėje bent viena neteisinga galutinė reikšmė beveik neišvengiama, o jos autoriai savo failų tikslumą vertina gerokai per daug optimistiškai.

Toliau - septyni požymiai, kad jūsų procesas jau peraugo skaičiuoklę.

1. Failas siuntinėjamas el. paštu

Jei lentelė „Užsakymai_2026.xlsx" kas savaitę siunčiama kolegoms, kiekvienas gavėjas turi atskirą kopiją. Po kelių savaičių kopijos skiriasi, ir niekas nebegali pasakyti, kurioje yra naujausi duomenys.

Microsoft Excel leidžia keliems žmonėms redaguoti tą patį failą vienu metu, bet tik jei failas laikomas OneDrive arba SharePoint Online debesyje ir yra .xlsx, .xlsm ar .xlsb formato. Gamintojo dokumentacijoje nurodyta, kad jei kas nors atidaro failą Excel versija, kuri bendro redagavimo nepalaiko, failas užrakinamas visiems kitiems. Kitaip tariant, bendras darbas veikia tik tada, kai visi laikosi tų pačių taisyklių.

2. Niekas nebežino, kuri versija teisinga

„Galutinis", „galutinis_v2", „galutinis_TIKRAS" - pažįstami failų pavadinimai. Kai sprendimai priimami pagal lentelę, o lentelių yra kelios, susitikimuose pirmiausia aiškinamasi, kieno skaičiai teisingi.

Sistema šią problemą sprendžia struktūriškai: duomenys laikomi vienoje duomenų bazėje, o kiekvienas pakeitimas įrašomas su autoriumi ir laiku. Galima pamatyti, kas pakeitė kliento adresą ar užsakymo sumą ir kada tai padarė.

3. Duomenys suvedami du kartus

Užsakymas priimamas el. paštu, perrašomas į lentelę, paskui į sąskaitų programą, o galiausiai į sandėlio apskaitą. Kiekvienas perrašymas kainuoja laiką ir yra dar viena galimybė suklysti.

Tai vienas aiškiausių požymių, kad reikia sistemos. Individualioje sistemoje duomuo suvedamas vieną kartą, o į kitas programas perduodamas automatiškai per integracijas. Plačiau apie tai, kaip jungiamos skirtingos programos, rašome sistemų integracijų puslapyje.

4. Ataskaita ruošiama ranka

Jei mėnesio ataskaitai reikia sujungti kelis failus, nukopijuoti stulpelius, perskaičiuoti suvestines lenteles ir patikrinti formules, tai užima dieną ar dvi. Be to, ataskaitos kokybė priklauso nuo to, kas ją ruošė.

Rankinis kopijavimas tarp skaičiuoklių yra ir didelių finansinių nuostolių dalis. JPMorgan „London Whale" atveju, kai bankas 2012 m. patyrė daugiau nei 6 mlrd. JAV dolerių prekybos nuostolių, naujas rizikos vertinimo (VaR) modelis veikė kaip kelių Excel failų grandinė, kurioje duomenis reikėjo kopijuoti ir įklijuoti ranka. Vėliau atlikta peržiūra rado skaičiuoklių klaidų, kurios sumažino apskaičiuotą riziką. Tyrėjai pažymi, kad modelio klaidos nebuvo pagrindinė nuostolių priežastis, tačiau jos leido prekiautojams ilgiau nematyti tikrosios rizikos.

5. Klaida pastebima per vėlai

Skaičiuoklė nepraneša apie klaidą. Formulė, apimanti ne tas eilutes, ar netyčia ištrinta reikšmė lieka nepastebėta, kol kas nors neatkreipia dėmesio į keistą rezultatą.

Du gerai dokumentuoti pavyzdžiai:

  • Reinhart ir Rogoff tyrimas. 2013 m. Masačusetso universiteto ekonomistai Herndonas, Ashas ir Pollinas bandė atkartoti įtakingo tyrimo apie valstybės skolą ir augimą rezultatus. Jie rado skaičiuoklės klaidą, dėl kurios iš vidurkio iškrito penkios šalys (Australija, Austrija, Belgija, Kanada ir Danija), taip pat abejotiną duomenų atranką ir svėrimą. Ištaisius visus trūkumus, šalių su skola virš 90 % BVP vidutinis augimas buvo 2,2 %, o ne -0,1 %, kaip skelbta.
  • Anglijos COVID-19 testų duomenys. 2020 m. spalį paaiškėjo, kad nuo rugsėjo 25 d. iki spalio 2 d. į oficialią statistiką nepateko 15 841 teigiamas atvejis. Laboratorijų duomenys buvo importuojami į senojo .xls formato failus, kuriuose telpa tik 65 536 eilutės. Kiekvienas testas užėmė kelias eilutes, todėl viename faile tilpo apie 1 400 atvejų, o likę buvo tiesiog nukirpti be jokio įspėjimo.

Naujesnis .xlsx formatas talpina 1 048 576 eilutes, todėl riba dabar retai pasiekiama. Pamoka kita: skaičiuoklėje duomenų tikrinimas yra neprivalomas ir lengvai apeinamas, todėl procesas nesustoja, kai kažkas negerai. Sistemoje galima nustatyti, kad užsakymas be kliento ar sąskaita su neigiama suma tiesiog nebus išsaugoti.

6. Naujo darbuotojo apmokymas trunka savaites

Kai proceso taisyklės niekur neužrašytos, o failas turi dešimtis lapų su spalvų kodais, naujas darbuotojas turi išmokti daugybę nerašytų susitarimų: kurio stulpelio neliesti, kurį lapą pildyti pirmą, ką reiškia geltonas langelis.

Sistemoje tos taisyklės įdiegtos į sąsają. Laukai privalomi arba ne, veiksmai leidžiami tik tam tikra tvarka, o darbuotojas mato tik jam skirtas funkcijas. Apmokymas trumpėja, nes daugumos klaidų tiesiog neįmanoma padaryti.

7. Vadovas rodiklius mato tik mėnesio pabaigoje

Jei atsakymui į klausimą „kiek šiandien turime atvirų užsakymų?" reikia paprašyti kolegos atnaujinti lentelę, sprendimai priimami pagal praėjusio mėnesio vaizdą. Pardavimų nuosmukis ar sandėlio trūkumas pastebimas, kai jau per vėlu reaguoti.

Sistemoje rodikliai skaičiuojami iš tų pačių duomenų, su kuriais dirba darbuotojai, todėl skydelis rodo dabartinę būklę. Tai viena pagrindinių priežasčių, kodėl įmonės kuria verslo valdymo sistemas: vadovui reikia matyti procesą tada, kai dar galima reaguoti.

Asmens duomenys bendruose failuose

Prie šių požymių verta pridėti teisinį klausimą. Jei skaičiuoklėje yra klientų ar darbuotojų asmens duomenų, taikomas Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR). Jo 5 straipsnis reikalauja, kad duomenys būtų tvarkomi užtikrinant tinkamą saugumą, įskaitant apsaugą nuo neteisėto tvarkymo, praradimo ar sugadinimo, ir saugomi ne ilgiau, nei reikia. 32 straipsnis reikalauja užtikrinti, kad prie duomenų prieigą turintys asmenys juos tvarkytų tik pagal duotus nurodymus.

Su failu, kurio kopijos išsiuntinėtos el. paštu, tai įgyvendinti sunku. Nėra teisių pagal vaidmenis, sunku pasakyti, kas matė duomenis, o prašymą ištrinti asmens duomenis tenka vykdyti kiekvienoje kopijoje atskirai. Sistemoje prieiga ribojama pagal vaidmenis, veiksmai registruojami žurnale, o duomenų saugojimo terminai gali būti taikomi automatiškai.

Kada skaičiuoklės ar paruošto įrankio pakanka

Ne kiekvienai lentelei reikia individualios sistemos. Skaičiuoklė yra tinkamas įrankis, kai:

  • su duomenimis dirba vienas ar du žmonės, o failas nesiunčiamas kitiems;
  • tai vienkartinė analizė, skaičiavimas ar planavimas, o ne kasdienis procesas;
  • lentelėje nėra asmens duomenų arba jų labai mažai;
  • procesas dar keičiasi ir jį reikia išbandyti. Skaičiuoklė čia yra geras prototipas, nes parodo, kokių laukų ir veiksmų iš tikrųjų reikia.

Jei procesas standartinis ir panašiai veikia tūkstančiuose įmonių, pavyzdžiui, buhalterinė apskaita, paprastas pardavimų vamzdynas ar laiko registravimas, dažniausiai verta rinktis paruoštą programą su mėnesine licencija. Individuali sistema prasminga tada, kai procesas yra jūsų konkurencinis pranašumas arba paruošti įrankiai jį priverstų keisti nepatogia kryptimi.

Situacija Tinkamiausias sprendimas
Vienas žmogus, vienkartinė analizė Skaičiuoklė
Standartinis procesas (apskaita, paprastas CRM) Paruošta programa
Keli skyriai, tie patys duomenys, specifinė logika Individuali sistema
Duomenys turi pasiekti kelias kitas programas Individuali sistema arba integracija
Procesas dar neaiškus Skaičiuoklė kaip prototipas, vėliau sprendimas

Mūsų praktikos pavyzdys - įrankių apskaitos sistema su QR kodais. Statybos ir serviso įmonėse įrankių apskaita dažnai vedama skaičiuoklėje ar sąsiuvinyje prie sandėlio durų, o įrašai atsilieka nuo tikrovės, kai tik įrankiai išvežami į objektą. Sistemoje darbuotojas telefonu nuskaito kodą ir perduoda įrankį kolegai, o kiekvienas perdavimas išsaugomas istorijoje.

Kiek kainuoja likti skaičiuoklėje

Skaičiuoklė atrodo nemokama, nes jos kaina nematoma sąskaitose. Ji slypi darbuotojų laike. Žemiau pateikiame iliustracinį skaičiavimą, kurį galite pakartoti su savo skaičiais.

Pavyzdys (sąlyginiai duomenys, ne konkrečios įmonės):

  • Trys darbuotojai kiekvienas per savaitę po 6 valandas perrašo duomenis tarp failų ir ruošia ataskaitas. Iš viso 18 valandų per savaitę.
  • Skaičiuojame 46 darbo savaites per metus (atėmus atostogas ir šventes): 18 × 46 = 828 valandos per metus.
  • Valandos kaina. Valstybės duomenų agentūros duomenimis, 2026 m. II ketvirtį vidutinis mėnesinis bruto darbo užmokestis šalies ūkyje (be individualiųjų įmonių) buvo 2 628,2 Eur. Pridėjus darbdavio „Sodros" įmokas (1,77 % pagal neterminuotą darbo sutartį, 2026 m. tarifai), darbdaviui tai kainuoja apie 2 674,7 Eur per mėnesį. Darant prielaidą, kad per mėnesį dirbama apie 165 valandas, valanda kainuoja apie 16,2 Eur.
  • Rezultatas: 828 val. × 16,2 Eur ≈ 13 400 Eur per metus.

Tai tik tiesioginis laikas. Į skaičiavimą neįeina klaidų taisymas, dėl vėluojančios informacijos priimti blogesni sprendimai ir naujų darbuotojų apmokymas. Kita vertus, ir sistema nėra nemokama: ją reikia sukurti, prižiūrėti ir atnaujinti. Todėl sąžiningas palyginimas yra kelerių metų laikotarpio rankinio darbo kaina prieš sistemos kūrimo ir priežiūros kainą per tą patį laikotarpį.

Jei jūsų skaičius panašus ar didesnis, verta rimtai įvertinti alternatyvą. Jei gaunate kelis šimtus eurų per metus, skaičiuoklė tikriausiai vis dar yra teisingas pasirinkimas.

Ką daryti toliau

Pradėkite nuo vieno proceso, kuriam tenka daugiausia rankinio darbo, ir suskaičiuokite, kiek valandų per savaitę jam skiriama. Jei matote bent tris iš septynių požymių, pasižiūrėkite, kaip veikia verslo valdymo sistemos ir kaip jos kuriamos kaip individualios web aplikacijos.

Šaltiniai