Įrankių apskaitos sistema su QR kodais

Kontekstas

Statybos, montavimo ir serviso įmonėse įrankiai pereina iš rankų į rankas greičiau, nei kas nors spėja tai užrašyti. Gręžtuvas ryte išduodamas vienam darbuotojui, po pietų objekte perduodamas kitam, o vakare lieka mikroautobuse. Kai po mėnesio jo prireikia, niekas nebežino, pas ką jis buvo paskutinį kartą.

Dažniausiai apskaita vedama skaičiuoklėje arba sąsiuvinyje prie sandėlio durų. Tai veikia, kol įrankiai neišvežami iš sandėlio. Vėliau įrašai atsilieka nuo tikrovės, o inventorizacija atima visą komandos darbo dieną.

Ką reikėjo išspręsti

Svarbiausia, kad įrašą būtų galima atnaujinti be kompiuterio. Objekte darbuotojas neturi nei laiko, nei noro jungtis prie sistemos, ir jei grąžinant įrankį reikia prisijungti, grąžinimas tiesiog nebus pažymėtas.

Kai įrankis dingsta, prasideda ginčas, kas jį turėjo paskutinis. Todėl sistema turėjo saugoti ne tik dabartinę būseną, bet ir visą perdavimų istoriją.

Inventorizaciją reikėjo atlikti einant per objektą su telefonu, be popierinių sąrašų ir vėlesnio duomenų perrašymo į kompiuterį.

Be to, sistema kurta kaip paslauga daugeliui įmonių, todėl reikėjo bandomojo laikotarpio, planų su ribomis ir sąskaitų išrašymo.

Kaip sudėliota sistema

QR kodai spausdinami iš anksto. Sistema sugeneruoja kodų partiją su trumpais adresais ir paruošia ją spausdinti lipdukų lape. Įmonė priklijuoja lipdukus ant įrankių ir tik tada susieja juos su įrankių įrašais, todėl klijuoti galima nelaukiant, kol kas nors suves duomenis.

Nuskaitymas be prisijungimo. Nuskaičius QR kodą telefone atsidaro įrankio langas. Darbuotojas patvirtina savo tapatybę ir čia pat grąžina įrankį arba perduoda jį kolegai. Nereikia nei programėlės, nei paskyros. Tapatybės tikrinimo bandymų skaičius ribojamas, kad kodo nebūtų galima atspėti.

Perdavimas su nuotrauka. Perduodant įrankį galima pridėti nuotrauką ir pastabą. Atsakingas žmogus perdavimą patvirtina arba atmeta, o kilus ginčui dėl įrankio būklės galima pažiūrėti nuotrauką.

Vienas atsakingas. Įrankis visada priskirtas darbuotojui arba sandėliui, trečio varianto nėra. Todėl visada aišku, kur jis yra dabar.

Inventorizacija telefone. Pradėjus inventorizaciją sistema sudaro tikrinamų įrankių sąrašą, o darbuotojas eina ir skenuoja kodus. Kiekvienas įrankis pažymimas kaip rastas arba dingęs, o pabaigoje lieka nerastų įrankių sąrašas.

Serviso istorija. Remontai ir patikros registruojami prie kiekvieno įrankio su statistika, todėl matyti, kurio įrankio išlaikymas kainuoja daugiau, nei jis vertas.

Techniniai sprendimai

Kodai atskirai nuo įrankių. Kodai turi savo būseną, partiją ir galiojimą, o su įrankiu susiejami vėliau. Todėl lipdukus galima atsispausdinti iš anksto ir priskirti įrankiams tada, kai jų prireikia.

Trumpas adresas kode. QR kode yra tik trumpa nuoroda su įmonės žyma ir numeriu. Kuo mažiau duomenų, tuo stambesnis kodo raštas, o stambų raštą telefonas nuskaito net nuo subraižyto ar purvino lipduko.

Kiekvienas perdavimas išsaugomas. Kiekvienas priskyrimas ir perdavimas įrašomas atskirai su autoriumi, laiku ir patvirtinimo rezultatu. Dabartinė būsena yra tik paskutinis istorijos įrašas, todėl istorijos netyčia ištrinti negalima.

Atskiri kiekvienos įmonės duomenys. Kiekviena įmonė mato tik savo duomenis, turi savo žymą kodų adresuose ir savo plano ribas: darbuotojų ir įrankių skaičių, bandomąjį laikotarpį, kainą. Administravimo dalyje matyti naudojimo apimtis ir sąskaitos.

Prisijungimas kliento vardu registruojamas. Palaikymui kartais reikia pamatyti sistemą taip, kaip ją mato klientas. Tai jautrus veiksmas, todėl kiekvienas toks prisijungimas įrašomas į žurnalą.

Ką verta žinoti prieš panašų projektą

Įrankių apskaitos sistemos dažniausiai žlunga ne dėl trūkstamų funkcijų: darbuotojui tiesiog paprasčiau nieko nežymėti. Todėl projektuojant svarbiausia, kiek sekundžių veiksmas užtrunka objekte, kai viena ranka užimta.

Dar vienas dalykas - lipdukų patvarumas. Ant įrankio jie nuolat susiduria su purvu, alyva ir smūgiais, todėl dalis kodų anksčiau ar vėliau taps neįskaitomi. Verta iš karto numatyti, kaip pakeisti lipduką neprarandant įrankio istorijos.