Paraiškų vertinimo ir sutarčių pasirašymo platforma

Kontekstas

Finansavimo konkursų administravimas nuo įprastų verslo procesų skiriasi tuo, kad kiekvieną sprendimą reikia pagrįsti ir atsekti net po metų. Atmetus paraišką, pareiškėjas turi teisę paklausti, kodėl, ir atsakymas negali remtis prisiminimais.

Todėl svarbiausias reikalavimas buvo įrodomumas: kas, kada ir kokį sprendimą priėmė, kokia sutarties versija galiojo pasirašymo metu.

Nuo ko pradėjome

Analizės metu paaiškėjo, kad sistema turi tris naudotojų grupes su skirtingais poreikiais. Pareiškėjui reikia aiškios formos ir galimybės matyti, kuriame etape yra jo paraiška. Vertintojas nori matyti tik tai, ką vertina, be administracinių detalių. Administratorius valdo terminus ir turi matyti visą vaizdą.

Viena sąsaja visiems trims paprastai netinka nė vienam, todėl kiekvienas vaidmuo turi savo darbo vietą ir savo teises.

Kaip sudėliota sistema

Konkursai ir programos. Kiekvienas konkursas priklauso programai ir turi savo kategorijas, terminus bei biudžetą. Naują konkursą administratorius paleidžia pats, programuotojo pagalbos nereikia.

Konfigūruojamos paraiškų formos. Formas iš sekcijų ir laukų administratorius sudeda pats. Tai buvo esminis sprendimas: skirtingų programų paraiškos skiriasi, o jei kiekvieną naują formą reikėtų programuoti, klientas nuolat priklausytų nuo mūsų.

Vertinimas. Vertinimo formos taip pat konfigūruojamos. Prie kiekvieno kriterijaus galima palikti komentarą ir prisegti failą. Vertintojas mato tik jam priskirtas paraiškas.

Biudžetai. Paraiškos biudžetas sudaromas eilutėmis, kurias galima derinti po vieną. Derinimo istorija išsaugoma.

Sutartys. Sutartis generuojama iš šablono, o jos laukai užpildomi paraiškos duomenimis. Toliau seka dalis, kurios gatavuose sprendimuose dažniausiai nebūna: kiekvienas sutarties laukas derinamas atskirai, su komentaru ir būsena. Kai visi laukai suderinti, sutartis pasirašoma elektroniniu būdu.

Techniniai sprendimai

Audito žurnalas nuo pirmos dienos. Kiekvienas veiksmas įrašomas su naudotoju, laiku ir pakeista reikšme. Dėl to kiekviena operacija tampa kiek sudėtingesnė, bet be žurnalo sistema neatliktų savo paskirties.

Derinami atskiri sutarties laukai. Įprastai saugomos PDF versijos ir lyginamos tarpusavyje. Čia derinamas kiekvienas laukas atskirai, todėl tiksliai matyti, dėl ko buvo diskutuota, ir nereikia akimis lyginti dviejų dokumentų.

Pasirašymo paslauga atskirta nuo sutarčių. Pasirašymo paslaugų tiekėjai keičiasi, o teisiniai reikalavimai skirtingose situacijose skiriasi. Sistema sudaryta taip, kad pakeitus tiekėją sutarčių dalies keisti nereikėtų.

Teisės pagal vaidmenį, ne pagal asmenį. Vertintojai keičiasi kiekvieną sezoną. Kai teisės susietos su vaidmeniu, naują žmogų galima priskirti per minutę, nepaliekant spragų saugumui.

Ką verta žinoti prieš panašų projektą

Jei jūsų procese yra terminai, apeliacijos ar viešųjų lėšų apskaita, pirmiausia verta atsakyti į klausimą „ką turėsime parodyti, jei sprendimas bus apskųstas", o tik po to galvoti, kaip sistema atrodys. Nuo atsakymo priklauso, kokius duomenis sistema turi saugoti. Audito žurnalą galima pridėti ir vėliau, bet jis neapims to, kas įvyko iki jo atsiradimo.

Dar vienas pastebėjimas: konfigūruojamos formos kainuoja daugiau nei užprogramuotos, bet atsiperka per pirmus du naujus konkursus.