Atvejo analizė

Būrelių registracijos ir elektroninių sutarčių platforma

Būrelių katalogas su laisvomis vietomis, registracija, sutarčių pasirašymas kvalifikuotu parašu ir lankomumo žurnalas.

Titulinis ekranas su naujo sezono kvietimu rinktis ir registruotis į užsiėmimus.

ProblemaRugsėjį klubas priima kelis šimtus vaikų, ir su kiekvienu reikia pasirašyti popierinę sutartį. Registracija užtrunka porą savaičių spausdinimo, pasirašinėjimo ir skenavimo, o NVŠ finansavimui dar reikia lankomumo žurnalo.

SprendimasUžsiregistravus iš karto parengiama sutartis, kurią tėvai pasirašo kvalifikuotu el. parašu telefone. Sutikimai išskaidyti į devynis atskirus punktus, o žurnalas ir lankomumas pildomi iš karto po užsiėmimo.

Kontekstas

Vaikų ir jaunimo klubas rugsėjį priima kelis šimtus vaikų. Su kiekvienu sudaroma sutartis, o tai reiškia, kad tėvai turi atvykti ir pasirašyti popierių. Registracija trunka porą savaičių, ir visą tą laiką administracija spausdina, duoda pasirašyti, skenuoja ir kaupia segtuvus.

Prie to prisideda finansavimas. Norint gauti neformaliojo vaikų švietimo (NVŠ) krepšelio lėšas, būrelis turi būti registruotas, o dalyvavimas dokumentuotas. Vadinasi, reikia lankomumo žurnalo, kurio niekas nemėgsta pildyti, bet be kurio pinigų negaunama.

Ką reikėjo išspręsti

Sutartis be popieriaus. Netiko PDF, kurį reikia atsispausdinti, pasirašyti ranka ir įkelti atgal. Reikėjo teisiškai galiojančio pasirašymo, kuris telefone užtrunka kelias minutes.

Atskiri sutikimai. Vaikų įstaigoje sutikimo fotografuoti nepakanka pažymėti viena varnele. Tėvai gali leisti nuotrauką naudoti viduje, bet neleisti jos skelbti socialiniame tinkle. Suklydus pažeidžiami asmens duomenys.

Greitas lankomumo žymėjimas. Mokytojas žurnalą pildo po užsiėmimo, dažnai telefonu, tarp dviejų grupių. Jei tai trunka ilgiau nei minutę, žurnalas pildomas mėnesio pabaigoje iš atminties, o tokia apskaita finansavimui netinka.

Vieša informacija. Įstaiga privalo skelbti nuostatus, veiklos ir vadovo ataskaitas, planavimo dokumentus. Juos turėjo tvarkyti pati administracija, be programuotojo.

Kaip sudėliota platforma

Katalogas su laisvomis vietomis. Tėvai filtruoja būrelius pagal skyrių, kategoriją, amžiaus grupę ir savaitės dieną. Kortelėje matyti kodas, amžius, diena, laikas, kaina per mėnesį ir juosta, rodanti, kiek liko vietų. Ar dar yra vietų, aišku dar prieš registraciją.

Iš registracijos tiesiai į sutartį. Užpildžius duomenis, sistema pagal šabloną parengia sutartį su numeriu, kaina, pasirinktu kainos variantu ir pradžios data. Tėvai gauna asmeninę nuorodą, kuri galioja ribotą laiką.

Kvalifikuotas el. parašas. Sutartis pasirašoma per MarkSign tiesiai platformos lange. Sistema įrašo, kada tėvai susipažino su pranešimu, kada pradėjo ir kada baigė pasirašyti, o pasirašytas dokumentas išsaugomas. Jei įvyko klaida, įrašomas jos aprašymas, todėl matyti, kuriame žingsnyje pasirašymas nutrūko.

Devyni atskiri sutikimai. Nuotrauka viešai ir viduje, vaizdo įrašas viešai ir viduje, skelbimas svetainėje, skelbimas socialiniame tinkle, išvykos, rinkodara. Dėl kiekvieno tėvai apsisprendžia atskirai, todėl visada aišku, ar konkrečią nuotrauką galima skelbti.

Žurnalas ir lankomumas. Mokytojas įrašo užsiėmimo datą, laiką, turinį ir akademines valandas, o kiekvienam dalyviui pažymi, ar jis dalyvavo. Iš to paties įrašo matyti, kiek vaikų buvo ir kiek ne.

Socialinės veiklos apskaita. Mokiniams, kuriems reikia socialinės veiklos valandų, registruojamas sezonas, datos, valandos ir įrodymo tipas. Ši sritis atskirta nuo būrelių, nes jai taikomi kitokie reikalavimai.

Vieši dokumentai. Nuostatai, ataskaitos ir planavimo dokumentai skelbiami pagal kategorijas su atsisiuntimo mygtukais. Administracija juos atnaujina pati.

Techniniai sprendimai

Riboto galiojimo nuoroda. Nuoroda į sutartį atveria prieigą prie asmens duomenų, todėl ji turi nustoti galioti. Po metų el. pašte likusi veikianti nuoroda būtų saugumo spraga.

Pasirašyta sutartis nepriklauso nuo šablono. Šablonas kas sezoną keičiasi, bet pasirašyta sutartis turi likti tokia, kokia buvo pasirašyta. Todėl jos tekstas ir sąlygos išsaugomi kartu su sutartimi.

Kiekvienas sutikimas tikrinamas atskirai. Prieš publikuojant nuotrauką ar vaizdo įrašą sistema gali patikrinti būtent tą sutikimą, kurio reikia, ir atrinkti vaikus, kurių tėvai jo nedavė.

Bandomasis pasirašymas. Šalia tikrosios MarkSign integracijos veikia jos imitacija. Visą registraciją ir pasirašymą galima išbandyti nesiunčiant užklausų išorinei paslaugai ir nenaudojant tikro asmens kodo.

Ką verta žinoti prieš panašų projektą

Elektroninis pasirašymas atrodo kaip viena integracija, bet iš tikrųjų tai daugybė galimų situacijų. Pasirašymas gali nutrūkti, baigtis laikas, jis gali būti pradėtas dviejuose įrenginiuose arba paslaugos teikėjas gali grąžinti klaidą. Kiekvienai situacijai reikia savo įrašo ir būdo ją išspręsti, kitaip administracija vietoj sutarties sulauks tėvų skambučio.

Sutikimus verta projektuoti pradedant nuo klausimo „ką darysime su šia nuotrauka", o ne nuo formos laukų. Tada paaiškėja, kiek atskirų sutikimų iš tikrųjų reikia.