Kelionių agentūros CRM: užsakymai, mokėjimai ir sąskaitos vienoje vietoje

Kontekstas

Kelionių agentūros darbas prasideda nuo laiško ar skambučio, o baigiasi tada, kai klientas grįžta iš atostogų. Tarp šių dviejų taškų telpa daug smulkmenų: pasiūlymas, sutartis, keleivių duomenys, avansas ir likutis, sąskaitos, organizatoriaus komisiniai, priminimai prieš išvykimą.

Anksčiau visa tai gyveno pašte, skaičiuoklėse ir vadybininkų galvose. Kai kolega išeidavo atostogų, niekas tiksliai nežinojo, kuriam klientui kas pažadėta ir kas jau sumokėjo.

Ką reikėjo išspręsti

Pirmiausia, kad nė viena užklausa nepasimestų. Užklausos ateina per svetainės formą, el. paštu ir importuojamos iš kitų šaltinių, todėl joms reikėjo vienos vietos ir aiškios eigos.

Antra, pinigai. Kelionė retai apmokama vienu kartu, o vadovui reikia matyti, kas vėluoja sumokėti, kiek uždirbta ir kokius komisinius dar turi pervesti organizatorius.

Trečia, laikas. Vadybininkai daug laiko praleisdavo rašydami tuos pačius laiškus ir perkeldami duomenis iš pašto į sąskaitas.

Kaip sudėliota sistema

Užsakymų lenta. Kiekvienas užsakymas keliauja etapais: užklausa, pasiūlymas, skambutis, mokėjimas ir toliau. Kortelėje matyti kryptis, suma, kiek jau sumokėta ir atsakingas vadybininkas. Vėluojantys užsakymai nusidažo raudonai, o dalis perėjimų tarp etapų vyksta automatiškai.

Užsakymo kortelė. Viena vieta viskam, kas susiję su kelione: organizatorius, viešbutis, datos, keleiviai, paslaugų eilutės, išlaidos, dokumentai, pastabos ir visa veiklos istorija. Klientui galima nusiųsti nuorodą, per kurią jis pats pasirenka mokėjimo būdą ir sumoka per Paysera.

Paštas sistemoje. Agentūros Gmail dėžutė sujungta su sistema, todėl susirašinėjimas su klientu matomas prie jo užsakymo, o atsakyti galima neišeinant iš CRM.

Šablonai ir priminimai. El. laiškų ir SMS šablonai užsipildo kliento ir užsakymo duomenimis. Priminimai apie mokėjimus išsiunčiami patys, o po kelionės klientas gauna kvietimą palikti atsiliepimą. Rinkodaros laiškai atskirti nuo būtinųjų ir siunčiami tik tiems, kurie sutiko.

Sąskaitos ir ataskaitos. PVM sąskaitos ir kreditinės sąskaitos sugeneruojamos iš užsakymo su tęstine numeracija ir PDF. Ataskaitose matyti pajamos pagal AT01 deklaracijos kategorijas, skolų senėjimas, pelningumas, o duomenis galima eksportuoti buhalterijai ir i.SAF.

Komisiniai ir tiekėjai. Už perparduotas keliones sistema pati apskaičiuoja organizatoriaus komisinius ir rodo, kurie jau apmokėti.

Ką verta žinoti

Tokioje sistemoje saugomi asmens duomenys, todėl nuo pradžių įdiegėme dviejų veiksnių prisijungimą, audito žurnalą, kuriame užfiksuotas kiekvienas veiksmas, ir galimybę kliento duomenis eksportuoti arba ištrinti pagal BDAR. Tai ne priedas pabaigoje, o dalis pagrindo.